כבכל שנה, עונת הקיץ שבפתח מבשרת על עונת האירועים שלבטח תציף את רובנו בהזמנות למגוון אירועים. פנינו לאחד מגני האירועים האהובים, המבוקשים והמוערכים בישראל – ״טרויה״ ממתחם בני ראם. בטרויה מארחים מדי שנה מאות אירועים (במשך 16 שנות פעילותו), כדי לספק לכם, בעלי השמחה, טיפים חשובים שיקלו עליכם בהיערכות לאירוע ויהפכו אותו לחוויה בלתי נשכחת.
1.תכנון מקדים – התחילו לתכנן את האירוע כמה שיותר מוקדם כדי להבטיח שתוכלו לבחור את האולם המתאים ולתאם את כל הפרטים הדרושים.
2.בחירת האולם – חשוב לבחור אולם המתאים לסוג האירוע ולמספר האורחים. יש לקחת בחשבון את גודל האולם, מיקומו, נוחות החניה והתאמתו לסגנון האירוע. ודאו שהאולם יכול להכיל את הכמות הנדרשת של אורחים ולא יהיה צפוף מדי.
3.בדקו את האולם – כשאתם מגיעים לבחור את האולם, היו מפוקחים וצפו בו במקום לקבל את התמונה מהמפעיל.
4.תאורה – ודאו שהאולם כולל אפשרויות תאורה שונות כדי ליצור את האווירה הנכונה ולייצר אפקטים והארות מיוחדות במהלך האירוע.
5.מערכת קול – חשוב לוודא שהאולם מספק מערכת קול איכותית ומתאימה לסוג האירוע, כך שבעלי השמחה יוכלו להקרין קליפ או לפנות לקהל במידת הצורך
6.מטבח וצוות מטבח – חשוב לוודא שהאולם כולל מטבח מספיק גדול ומתאים להכנת המזונות, וכן צוות מטבח מנוסה ומתאים לסוג האירוע.
7.אקוסטיקה – ודאו שהאקוסטיקה באולם איכותית ובעת השמעת מוזיקה, הצליל ״נקי״ ומכוון לרחבת הריקודים וזאת על מנת שהאורחים יוכלו לשוחח במהלך האירוע והחוגגים במרכז הרחבה יוכלו לרקוד בהנאה.
8.ניהול האולם – ודאו שיש צוות מנהל באולם שיהיה נגיש לאורך כל האירוע ויהיה זמין עבור שאלות ובקשות מצד האורחים. אירועים קודמים – שאלו את מנהל האולם על האירועים הקודמים שהתקיימו באולם כדי לדעת אם הם ענו על ציפיותיכם ולקבל המלצות לעמידת הפרטי
9.ודאו שבעת האירוע ישנם אנשי ניקיון שיוודאו שהשירותים נקיים בכל עת, ושיש תגובה מידית במידה ונשברה כוס ברחבת הריקודים לדוגמה.
10.אישורי הגעה וסידורי שולחנות:
על מנת למנוע מצב של ״חורים״ בשולחנות ושימוש בשולחנות רזרביים, יש לוודא מי מהמוזמנים עתיד להגיע לאירוע, מי מתלבט ומי לא יגיעֿ, כך תוכלו לסדר שולחנות ולחלק את מספר השולחן לכל אורח ברגע כניסתו לאירוע.
11.ודאו שמתחם האירועים מחזיק ברישיון עסק וביטוח בתוקף
12.ודאו כי באולם יש ערכת עזרה ראשונה, על מנת להיות ערוכים למצבים שונים שניתנים לטיפול מידי, החל מכאב ראש ועד לחתך קטן שדורש פלסטר או חבישה.
13.עיצוב – בדקו את אפשרויות סגנונות עיצוב האולם כדי להיות בטוחים שהם יתאימו לטעמים ולסגנונות האירוע שלכם.
14.כשרות – אם האירוע שלכם כולל אוכל כשר או פרווה, ודאו שהאולם כשר ושהם מסוגלים לספק את התפריט המבוקש.
15.מיקום וגישה – בדקו את מיקום האולם וודאו שיש גישה נוחה למכוניות, עם חנייה זמינה וסמוכה לאולם וכן נגישות וחנייה לנכים.
הטיפים באדיבות אבי בן חמו, מבעלי גן האירועים ״טרויה״ הפועל במתחם בני דרום אשדוד, בעלי ניסיון עשיר בתחום. גן האירועים טרויה מספק חוויות קולינריות אקסקלוסיביות בשני אולמות אירועים (ל-500 אורחים ול-1,000 אורחים) ומקיים אירועים פרטיים ועסקיים.
